Il Ministero
dell’Economia mette a disposizione delle PMI un servizio
gratuito per supportarle nella fatturazione elettronica verso
la PA: lo strumento è accessibile sul portale www.acquistinretapa.it ed
è utilizzabile da tutte le imprese abilitate al MEPA (Mercato
Elettronico della Pubblica Amministrazione).
La PA può
accettare fatture cartacee anche dopo il 6 giugno per
tre mesi, purchè emesse prima di tale data, mentre quelle elettroniche si
considerano emesse dall’impresa fornitrice anche in caso di notifica di
“mancata consegna”: sono alcuni dei chiarimenti contenuti nella Circolare del
31 marzo 2014 del Dipartimento delle Finanze, che fornisce interpretazioni
operative del decreto 55/2013 sull’obbligo di fattura
elettronica verso la PA.
Dal 6 giugno 2014 le imprese saranno obbligate ad emettere fatture elettroniche verso ministeri, agenzie fiscali, Enti nazionali di previdenza e assistenza. Dal 6 giugno 2015 l’obbligo si estende tutte le altre amministrazione centrali.
La trasmissione di
una fattura in formato Xml alla PA, obbligatoria a partire
dal prossimo giugno (a scaglioni) avviene attraverso il Sistema di Interscambio
(SdI), gestito dall’Agenzia delle Entrate tramite Sogei in qualità di
soggetto deputato alla sua realizzazione.
Questo software riceve
il file trasmesso dalle aziende fornitrici con la fattura conforme ai requisiti
imposti, li controlla e li invia alle amministrazioni destinatarie. Il sistema
riconosce tre tipi di file:
·
file fattura in Xml sul modello scaricabile dal sito www.fatturapa.gov.it,
firmato digitalmente e conforme alle specifiche delle fatture elettroniche per
la PA;
·
file compresso esclusivamente in formato zip
contenente uno o più file fattura;
·
file messaggio in formato Xml conforme allo schema descritto dal fileMessaggiTypes.xsd scaricabile
dallo stesso sito; è la risposta del SdI alla trasmissione dei dati e può
essere una ricevuta di consegna o una notifica di scarto, mancata consegna,
esito, file non recapitabile e così via.
Per l’accesso al Sistema di Interscambio per la
trasmissione delle fatture servono le credenziali Entratel / Fisconline o una
Carta Nazionale dei Servizi. Per usare il SdI è necessario che il fornitore sia
dotato di casella PEC, aderisca e sottoscriva l’accordo di servizio e
definisca un accordo per disciplinare la trasmissione della fattura e i
relativi messaggi di notifica attraverso protocolli di “file transfer” all'interno di circuiti chiusi che identificano in modo certo i partecipanti e
assicurano la sicurezza del canale.
Invio fattura
· Invio fatture via PEC. La fattura elettronica
può essere inviata tramite Posta Elettronica Certificata. Il file da
trasmettere, di dimensione non superiore a 30 mega, costituisce l’allegato del
messaggio di posta. La prima volta che il soggetto intende inviare la fattura
per PEC deve inviare il messaggio e i relativi allegati all’indirizzo di posta
certificata del SdI pubblicato sul sito www.fatturapa.gov.it. In
questo modo il SdI comunica al mittente l’indirizzo PEC sa usaere per le successive
trasmissioni, fornendo un indirizzo dedicato per ogni soggetto.
·
Invio fatture via Web. L’invio delle fatture
online avviene tramite la funzione di trasmissione telematica disponibile nella
sezione “Inviare la FatturaPA” del sitowww.fatturapa.gov.it: è possibile
trasmettere la singola fattura o l’archivio di fatture la cui dimensione non
può superare i 5 mega. A invio effettuato verrà rilasciata ricevuta di consegna
o eventuale notifica di scarto.
·
Altri metodi di invio. La trasmissione della
fattura può essere effettuata anche secondo altre modalità: cooperazione
applicativa su rete Internet, porte di dominio in ambito SPCoop, sistema di
trasmissione dati tra terminali remoti basato su protocollo FTP. Per i dettagli
si rimanda al sito www.fatturapa.gov.it. Tutti i canali
prevedono l’invio di notifiche sull’esito della trasmissione.
Ricevute e notifiche
Ricevuto il file, SdI
assegna un identificativo alla pratica ed effettua le verifiche. In caso diesito negativo
invia notifica di scarto al soggetto mittente. Diversamente trasmette le
fattura al destinatario e, contestualmente, invia al mittente ricevuta di
consegna. Qualora, nonostante il buon esito della pratica, non fosse possibile
trasmettere il file al destinatario per cause non imputabili a SdI, verrà
inviata al mittente notifica di mancata consegna. Il Sistema tenterà, comunque,
di recapitare la fattura per i 15 giorni successivi, decprsi i quali invierà al
mittente notifica definitiva di file non recapitabile. Per ogni fattura
recapitata, SdI riceve notifica di accettazione o rifiuto della
fattura da parte dell’Amministrazione e provvede a inoltrarla al soggetto
trasmittente a completamento del ciclo di comunicazione degli esiti della
trasmissione della fattura elettronica. Non ricevendo alcuna notifica, SdI
provvederà a inoltrare la notifica di decorrenza dei termini al mittente e alla
PA che ha ricevuto la fattura.
Controlli SdI
·
Nomenclatura e unicità del file o fattura (per evitare invii doppi);
·
Dimensioni del file;
·
Integrità del documento (nessuna modifica dopo l’apposizione della firma);
·
Autenticità del certificato di firma (non deve essere scaduto, revocato o
sospeso);
·
Conformità del formato della fattura;
·
Validità del contenuto della fattura.
Controlli via App
Prima di inviare la
fattura alla PA, l’Agenzia delle Entrate offre alle aziende uno strumento
di controllo della conformità rispetto
ai requisiti: l’eventuale presenza di errori viene segnalata indicando il tipo
di anomalia e suggerendo il correttivo da effettuare. In questa app mancano i
controlli su unicità del nome del file, dell’identificativo progressivo della
fattura e l’esistenza o meno del CodiceDestinatario.
Pagamento fatture
Le fatture emesse
in forma cartacea in data precedente al 6 giugno 2014 (o
2015 verso le amministrazioni per cui l’obbligo scatterà l’anno prossimo) sono
considerate valide anche se ricevute dopo, purchè arrivino nell’arco dei tre
mesi successivi. Il chiarimento riguarda il comma 6, articolo 6, DM
55/2013: trascorsi tre mesi dall’obbligo di fattura elettronica le PA non
possono procedere ai pagamenti se le fatture non arrivano in
formato elettronico.
Periodo transitorio
In pratica c’è un
periodo cuscinetto di tre mesi durante il quale le PA possono
pagare le fatture emesse in formato cartaceo prima del 6 giugno ma attenzione: a
partire da quella data, le fatture devono essere emesse obbligatoriamente in
forma elettronica o non saranno pagate. Se una fattura emessa in forma cartacea
prima del 6 giugno non risulta del tutto processata dalla PA entro i tre mesi
(quindi il 6 settembre) – la PA pagherà comunque la fattura, non chiedendo una
nuova fattura elettronica, cosa che comporterebbe perdita di tempo e aggravio
di costi, contrasto anche le normative IVA.
Codici PA in fattura: le FAQ
Le PA sono tenute a
inserire nell’Indice delle Pubblice Amministrazioni (IPA) un codice
unico che le identifica, e che le imprese devono riportare in
fattura elettronica, in mancanza del quale il sistema di spedizione
rifiuta la pratica. Ogni ufficio interessato dalla scadenza del 6 giugno deve
averne dato già comunicazione ai fornitori. Ma cosa succede se la fattura non
viene recapitata correttamente?
·
Amministrazione censita in IPA ma codice non disponibile: per
ciascuna amministrazione presente in IPA, esiste anche un ufficio di
fatturazione elettronica centrale denominato “Uff_efatturIPA“.
Attenzione però: questo indirizzo è utilizzabile solo nel caso in cui il
fornitore non abbia ricevuto la comunicazione sul codice dell’amministrazione
destinataria e, pur avendo riscontrato la presenza dell’amministrazione in IPA
(sul sito www.fatturapa.gov.it) non sia in grado di individuare in
modo univoco il codice dell’ufficio destinatario.
·
Amministrazione non censita: si utilizza il
valore di default indicato in fase di trasmissione.
·
Mancata trasmissione per cause tecniche: la struttura di
supporto del Sistema di interscambio contatta la PA per risolvere il problema e
invia all’azienda “attestazione di avvenuta trasmissione della fattura con
impossibilità di recapito”, che comporta prova dell’emissione della fattura.
Fonte: Circolare del Ministero dell’Economia
sulla fatturazione elettronica
FONTE: PMI.IT
